UNIDAD 1
1.
Introducción.
1.2.
La organización: como entidad.
1.3.
Administración, organización: como funciones.
1.4.
Proceso de la organización
Esencialmente,
la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han
visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. En la mayor parte de
los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se
dispone de una estructura de organización.
Nos
referimos a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías
necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y
sus funciones dentro del grupo social.
Se
dice que con buen personal cualquier organización funciona. Así las personas competentes, que deseen cooperar
entre sí, trabajarán mucho más efectivamente si todos conocen el papel que
deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas
como en cualquier institución.
Así,
una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente clara para todos, quién debe realizar determinada tarea y quién
es responsable por determinados resultados; de esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades,
y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
Empresa Es una entidad económica de carácter publico o privado que esta integrada por recursos humanos financieros, materiales y técnico-administrativo, se dedica a la producción de bienes y/ o servicios para satisfacción de necesidades humanas y puede buscar o no lucro
Empresa Es una entidad económica de carácter publico o privado que esta integrada por recursos humanos financieros, materiales y técnico-administrativo, se dedica a la producción de bienes y/ o servicios para satisfacción de necesidades humanas y puede buscar o no lucro
PROCESOS
DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA: Incluye
las acciones de todos los participantes, Lo identifican con el sistema
total de relaciones sociales y culturales. Para los administradores en
ejercicio, organización implica una estructura de funciones Que entendemos por
estructura? La forma en que se ordenan y se disponen las partes de un todo. Es
decir una “estructura intencional de funciones”
Las
personas que trabajan en común deben cumplir con ciertas funciones y Las
funciones que se piden cumplir deben diseñarse intencionalmente para trabajar
fluida, eficaz y eficientemente en grupos.
¿como
debe ser la estructura de un proceso de …?
debe
ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de
coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar
los niveles de autoridad y de responsabilidad.
El
objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los
procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.
1.
Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos,
todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que
se logren las metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.
2.
Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en
forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean
porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona.
3.
Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y
eficiente. A medida que una organización crece y contrata a mas personal para
llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya
tarea guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia,
producción, manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse
departamentacion.
4.
Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que sea
unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos realizan sus
actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organización o
bien surgir conflictos entre los miembros.
5.
Vigilar
la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarla.
Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluación
periódica de los cuatro pasos precedentes.
· Existen en la administración algunos términos que se
utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la
empresa, como por su aplicabilidad; son los términos de eficiencia, eficacia y
productividad, que se refieren a:
Empresa: Es una entidad
económica de carácter público o privado que está integrada por recursos
humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la
producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y
puede buscar o no lucro.
Eficacia: consiste en
alcanzar las metas establecidas en la empresa.
Eficiencia: consiste en el
logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto
clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.
Producción: Conjunto de los
productos que da la tierra naturalmente o de los que se elaboran en la
industria.
Productividad: consiste en la
relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la
calidad.
La
productividad puede ser elevada cuando:
Se
reducen los insumos y se mantienen los mismos productos.
Se
incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
Se
incrementan los productos con los mismos insumos.
La
productividad puede medirse en relación con la totalidad de insumos empleados,
o bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen
en materiales, máquinas y mano de obra.
Diferencia entre Administración
y Organización
Aunque
Fayol reconoce el empleo de la palabra administración como sinónimo de
organización, hace una distinción entre ambos vocablos. Según él, la
administración constituye un todo, del cual la organización es una
De
las partes. Su concepto amplio y comprensivo de administración, como conjunto
de procesos estrechamente relacionados, incluye aspectos que la organización
por si sola no abarcaría, como planeación, dirección y control.
La
organización se refiere sólo a la definición de la estructura y la forma; en
consecuencia es estática y limitada.
A
partir de esta diferenciación, la palabra organización tendrá dos significados:
1. Organización como entidad social: En la
cual las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos. En esta
sentido, la palabra organización indica cualquier iniciativa humana
intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos. Las empresas
constituyen un ejemplo de organización social.-
2. Organización como función administrativa y
parte del proceso administrativo (planeación, dirección, coordinación y
control). En este sentido , organización significa el acto de organizar,
estructurar y destinar los recursos, definir los órganos encargados de la
administración y fijar sus atribuciones e interrelaciones.
EVOLUCION
DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
Desde el comienzo de las civilizaciones las personas
han tenido la necesidad de organizar y controlar sus actividades (contables,
financieras o de marketing) y de tomar decisiones que les ayuden a lograr sus
objetivos –cualesquiera que sean - de manera eficiente, es por eso que ha
creado métodos y estrategias que lo permitan; dicho proceso administrativo se
inició como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus
esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó
hasta convertirse en un acto previa y cuidadosamente planificado, racional que
permitió alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las
mayores satisfacciones para los individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos
muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y
la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares
sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización
funcional de los poderes del Estado. La evolución de la administración se puede
representar de la siguiente manera:
Administración Antigua.
A pesar de que la administración como disciplina es
relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua,
ya que nace con el hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad
de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ahí que en la
administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos
de la actualidad y que pueden observarse en el código Hammurabi, en el nuevo
testamento, así como en la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia,
Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso
administrativo.
Administración Edad Media
Durante los últimos años del Imperio Romano el
centralismo administrativo se fue debilitando considerablemente y la autoridad
real paso al terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas personas, es
decir, que en la Edad Media hubo una descentralización del gobierno, con lo que
se diferenció de las formas administrativas que habían existido anteriormente.
Hubo una notable evolución de las ideas administrativas y se consolidaron
instituciones como la iglesia católica que tuvo mucho interés para los estudios
de administración, debido a su peculiar forma de organizar y de funcionamiento.
Administración
Edad Moderna Al inicio de esta época surge en Prusia, Austria un movimiento
administrativo conocido como cameralista que alcanzó su mayor esplendor en 1560
y trató de mejorar los sistemas administrativos usados en esa época. Pusieron
énfasis en el desarrollo de algunos principios administrativos, como fueron, el
de selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y
establecimiento de controles administrativos.
Administración
Edad Contemporánea
Los
historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial
de 1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que
sustituyó el hierro por el acero como material básico para la industria en el
campo de la energía. La administración científica de Taylor surgida en esa
época cumplió a cabalidad con esa función, suministrándole herramientas,
técnicas necesarias para su expansión y desarrollo.
A
pesar de toda este progreso no fue sino hasta principios del siglo XX que la
llamada "ciencia de la administración" surgió.
Son
diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros más
especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma más
acertada en que se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que
hasta la fecha no haya una sola teoría administrativa que sea de carácter
universal.
Observemos
las teorías surgientes desde 1903 y sus principales pioneros.
1903
Administración Científica Taylor,Gantt, Gibreth
1909
Teoría Burocrática Max Weber
1916
Teoría Clásica Fayol, Gulik, Urwick
1932
Teoría Relaciones Humanas Elton Mayo
1947
Teoría Estructuralista Weber, Etzioni
1951
Teoría de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy
1954
Teoría Neoclásica Drucker, O` Donnel
1957
Teoría del Comportamiento Hebert Alexander Simon
1962
Desarrollo Organizacional McGregor, Argyris
1972
Teoría Contingencial Chandler, Skinner, Burns
ESTUDIOS
REALIZADOS POR FREDERICK TAYLOR Y HENRY FAYOL
Frederick
Winslow Taylor.
Fue
uno de los principales exponentes del cientificismo, nace en Filadelfia e el
año 1856 y muere en 1915. ingresó a una compañía que fabricaba lingotes de
acero en la época de depreciación e los EE.UU, ocupando el puesto de obrero y
luego pasando por los demás niveles llegó al puesto mas alto. Esto le permitió
darse cuenta de las afectaciones que daban los obreros a las máquinas.
Se
dedicó al estudio sistemático del mejoramiento de los métodos y procedimientos
utilizados en el trabajo masivo, y a la creación de normas para la evaluación
del grado de eficiencia de los trabajadores.
A
Taylor se le considera como el "Padre de la Administración Científica";
porque fue el pionero de estos trabajos de investigación, que revolucionaron,
no solamente la Administración, en general, sino también la Administración de
Personal, en particular; ya que sentó los principios que consideraban que el
trabajo era factible de ser estudiado y analizado, utilizando los mismos
procedimientos, que emplean los científicos en sus laboratorios.
Esta
idea quedó plasmada en los "Estudios de tiempos y movimientos"; por
medio de los cuales se observaba y cronometraba cada movimiento que realizaba
un mismo trabajador, en llevar a cabo alguna operación en particular.
De
esta manera se procuró suprimir los movimientos innecesarios y sustituir los
movimientos lentos por movimientos más rápidos; así como el perfeccionamiento
de los implementos de trabajo.
De
esta forma, se lograron establecer tiempos estándares, para cada una de las
operaciones estudiadas; tomando en consideración trabajadores términos medios y
trabajadores sobresalientes, a fin de eliminar los demasiado lentos y estimular
a los extraordinarios.
También
llegó a la conclusión de que a cada trabajador se le debe considerar sus
individualidades y, por lo tanto, asignársele el trabajo, para el cual esté
mejor interesado y entrenado, de manera de aprovechar al máximo su capacidad
potencial, para su propia conveniencia y beneficio de la empresa.
Taylor
creía que la administración era la causa y solución potencial a los problemas
de la industria, su principal interés era que la elevación de la productividad
mediante una mayor eficiencia en la producción y salario mas alto para los
trabajadores a través de la aplicación del método científico. Taylor concluyó
que los trabajadores usaban siempre tácticas dilatorias porque creían que si
trabajaban mas rápido se quedaban sin empleo y debido a que los salarios por
hora o por día destruían el incentivo individual para lograr una producción más
efectiva, pidió una revolución mental donde se presionaban los intereses de los
trabajadores y de la administración en un todo beneficio para ambos. Esta
revolución estaba basada en cuatro (4) principios:
La
creación del mejor método de trabajo.
La
selección y desarrollo científico de los trabajadores.
la
relación y unión del mejor método de trabajo y el trabajador desarrollado y
entrenado.
La
cooperación estrecha de los gerentes lo que incluía la división del trabajo y
la responsabilidad del gerente en planear el trabajo.
Su
principio incluye el uso de la ciencia, la generación de la armonía y
cooperación grupal, la abstención de la máxima producción y desarrollo de los
trabajadores.
En
resumidas cuentas, Taylor sentó los siguientes principios de la
"Administración Científica", en cuanto a recursos humanos se refiere;
los cuales, con ligeras variantes, siguen teniendo vigencia en nuestros días:
selección
cuidadosa y metódica de los trabajadores, para cada función;
entrenamiento
previo a sus labores;
salarios
mas altos para los mejores trabajadores;
desarrollo
de sus facultades innatas;
estimulo
de su vocación;
tratamiento
considerado y amistoso;
diseño
de los métodos de trabajo por expertos, y no por el trabajador mismo;
simplificación
del trabajo, eliminando movimientos inútiles y substituyendo los movimientos
lentos, por movimientos rápidos.
perfeccionamiento
de los útiles y equipos de trabajo, inventando nuevos y mejores;
división
y especialización del trabajo;
franca
colaboración entre patronos y trabajadores;
transferencia
del trabajador al puesto que pudiera desempeñar mejor y más a gusto;
estímulo
de la participación de los trabajadores, mediante premios por sugerencias
aceptadas.
Henry
Fayol.
Henri
Fayol (1841 – 1925) nació en Constantinopla y falleció en parís, se gradúa de
Ingeniero de Minas a los 19 años, hizo grandes aportes a los diferentes niveles
administrativos, considerado el padre de la Teoría Clásica de la Administración
la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar
organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el comportamiento
gerencial, establece catorce principios de la administración, dividió las
operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron
funciones básicas de la empresa.
A
diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referían a la administración
clásica, el foco era la empresa como un todo, no sólo un segmento de ella.
Consideró que la administración estaba compuesta de funciones y basa su teoria
en cuatro (4) principios básicos:
descomposición
de las actividades administrativas en cuatro elementos.
división
de las actividades de la empresa.
considera
esencial el desarrollo de actividades técnicas del trabajador y que éstas
deberían desarrollarse por escala jerárquica.
la
aparición del pensamiento moderno.
Antes
de Fayol, en general, se pensaba que los "gerentes nacen, pero no se
hacen". No obstante, Fayol insistía en que la administración era como
cualquier otra habilidad, que se podría enseñar una vez que se entendieran sus
principios fundamentales, que se explican a continuación;
división del trabajo: cuanto más se
especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar el
trabajo. El epítome de este principio es la línea de montaje moderna.
autoridad: los gerentes deben
girar ordenes para que se hagan las cosas. Aunque su autoridad formal les
otorgue el derecho a mandar, los gerentes no siempre lograran la obediencia, a
no ser que también tengan autoridad personal.
disciplina: los miembros de
una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la
organización. Según Fayol, la disciplina es el resultado de líderes buenos en
todos los estratos de la organización, acuerdos justos y sanciones impuestas,
con buen juicio, a las infracciones.
unidad de mando: cada empleado
debe recibir instrucciones de una sola persona. Fayol pensaba que si un
empleado dependía de más de un gerente, habría conflictos en las instrucciones
y confusión con la autoridad.
unidad de dirección: las operaciones
de la organización con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo
gerente y con un solo plan.
subordinación del interés
individual al bien común: en cualquier empresa, los intereses de los empleados
no deben tener mas peso que los intereses de la organización entera.
remuneración: la retribución
del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores.
centralización: al reducir la participación
de los subordinados en la toma de decisiones se centraliza; al aumentar su
papel en ella se descentraliza. Fayol pensaba que los gerentes debían cargar
con la responsabilidad última, pero al mismo tiempo debían otorgar a sus
subalternos autoridad suficiente para realizar su trabajo debidamente. El
problema radica en encontrar el grado de centralización adecuado a cada caso.
jerarquía: la línea de
autoridad de una organización, en la actualidad representada por casillas y
líneas definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia
al nivel más bajo de la empresa.
orden: los materiales y
las personas deben estar en un lugar adecuado en el momento indicado. Las
personas, sobre todo, deben realizar los trabajos ocupando los puestos mas
adecuados para ellas.
equidad: los
administradores deben ser amables y justos con sus subordinados.
estabilidad del
personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen
funcionamiento de la organización.
iniciativa: los subordinados
deben tener libertad para concebir y realizar sus planes, aun cuando se puedan
presentar algunos errores.
espíritu de grupo: cuando existe el
espíritu de grupo la organización tendrá una sensación de unión. Según Fayol,
incluso los pequeños detalles podrían alentar el espíritu.
Fayol consideraba que la organización ideal era una
burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento
profundo y con una división del trabajo detallada explícitamente.
ESTUDIOS REALIZADOS POR ELTON MAYO GEORGE ELTON MAYO
Nacido en Adelaide, Australia del Sur el 26 de
Diciembre de 1880, murió en Guilford, Surrey el 1 de Septiembre de 1949.
Segundo de una familia colonial fue enviado en sus estudios a Gran Bretaña,
donde empezó a escribir sobre la política australiana. Volvió más tarde a
Australia donde se hizo impopular por sus ideas sobre la gerencia de empresas
que plasmaba en unas publicaciones de Adelaide. Estudió de nuevo bajo la
tutoría del filósofo Guillermo Mitchell.
Enseñó lógica, filosofía y ética hasta que llegó a los
Estados Unidos de América y empezó a realizar investigaciones industriales en
1922.
Estudió el efecto de descansos en la productividad del
trabajador en varias firmas del ramo textil. Introdujo pausas regulares en el
trabajo que se desarrollaba por los trabajadores que hacían girar los molinos
de algodón y observó mejoras en la productividad de los mismos. Esos descansos
no fueron aceptados por los superiores que en ausencia de Elton Mayo hacían
trabajar a sus inferiores sin dichas concesiones teniendo como resultado una
caída de la productividad haciéndose patente la efectividad de las pausas o
descansos introducidos por Mayo. De todos los estudios que realizó Elton Mayo,
el más destacable es el que realizó en la Compañía Western Electric de
Hawthorne.
Hasta la fecha los estudios se habían centrado en las
relaciones mecánicas de la empresa y la vertiente sociológica de la misma no
había sido prácticamente contemplada por los estudiosos de la administración y
dirección de empresas. Aportó una política más humanista que debía contemplar
las motivaciones del trabajador así como las reacciones de grupo a fin de
obtener un mayor rendimiento de los trabajadores. Sus contribuciones son por
tanto la introducción del campo de la sociología y la psicología en las
ciencias del comportamiento en el trabajo. Escribió su primer libro en 1933
llamado "Los problemas humanos de una civilización industrial". El
segundo libro que escribió fue en el año 1945 llamado "Los problemas
sociales de una civilización industrial". En 1947 escribió su tercer libro
llamado "Los problemas políticos de una civilización industrial". En
este libro precisó los problemas políticos que se presentan de una civilización
industrial, estos problemas podrían ser funcionarios corruptos y las
regulaciones con las que debe de conformarse la industria.
El papel que Mayo tenía en el desarrollo de la
gerencia, se asocia generalmente a su descubrimiento del hombre social y de la
necesidad de ello en el lugar de trabajo. Mayo encontró que los trabajadores
actuaban según sentimientos y la emociones. El creía que si se tratara al
trabajador con respeto y se intentaran resolver sus necesidades, sería los
efectos beneficiosos tanto para el trabajador como para la gerencia. Esto se
puede precisar en los libros que escribió citados anteriormente.
