UNIDAD V

UNIDAD V

Los manuales administrativos

¿Qué es un manual administrativo?

Su objetivo principal es comunicar formalmente a todo el personal y en particular al jerárquico, que funciones, responsabilidades y autoridad tienen cada uno. Incluye la designación formal de cada cargo, la descripción de sus tareas habituales incluidas las decisiones a tomar, sus vínculos dentro y fuera de la empresa y el tipo de información que recibe o emite. Tienen las mismas virtudes y defectos que los organigramas. Su creación también suele depender del tamaño de la organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Tipos de manuales

1.       Por su contenido se clasifican en:

·         De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

·         De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

·         De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

·         De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

2.       Por su ámbito:

·         Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

·         Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

 Ventajas  de la disposición de manuales:

·         Logra y mantiene un sólido plan de organización.

·         Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

·         Facilita el estudio de los problemas de organización.

·         Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

·         Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

·         Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

·         Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

·         Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

·         La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

·         Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

·         Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

·         Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

·         Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

·         Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

·         Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

·         Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

·         Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

·         Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

·         Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.

·         Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.

·         Auxilian en las labores de auditoría administrativa.