Formulario
es un documento impreso que transmite información específica de una persona a
otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y
es parte integrante del método. Así, es
un medio de transmitir información El propósito fundamental del diseño de
formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento
de información administrativa, así como también, crear un instrumento de
actividad humana para registrar y pasar la información.
Formularios
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para
registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el
área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es
trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los
procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y
que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo
papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para
rellenarlos posteriormente.
Un
formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o
seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo
"Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo
"fecha", se espera que sea llenado con números, etc. Los formularios presentan una visión
ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de
datos.
1.
Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales
del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la
forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a
desarrollar en el cuerpo del formulario.
2.
Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del
formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se
determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la
utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la
distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
3.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o
conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la
información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código
de registro.
Objetivo.
Llenar
las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un
fin.
Facilitar
el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en
los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor
legal a determinadas transacciones.
Por
ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar
enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder
a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y
correo electrónico.
Pero existen otros
casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la
inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres,
apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que
representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.
Su Importancia. Radica
en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose
por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un
formulario.
El uso o función
La función de los comprobantes es dejar huellas
de los hechos económicos que tiene la empresa, consolidando dicha información
periódicamente en dichos comprobantes.
EXISTEN VARIOS TIPOS
DE COMPROBANTES Las empresas acuerdan un comprobante para cada tipo de
transacción, con el fin de facilitar su manejo, por esto citaremos los
siguientes comprobantes
1. El recibo de caja o comprobante
de ingreso Es un
soporte de contabilidad en el que se reflejan los ingresos en efectivo, cheque
y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan (una para archivo consecutivo y otra se anexa al comprobante diario de
contabilidad).
COMO SE CONTABILIZA Se contabiliza con debito
a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago
recibido. Habitualmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.
2.
Comprobante de Egreso Llamado también orden de pago, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo.
3.
Nota débito Es un comprobante que utiliza la
empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto
de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
4.
Nota crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas
que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un
comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos
copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
5.
Nota de Contabilidad : Es el documento que se prepara con
el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es
el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
6.
Comprobante Diario: Es un documento que debe
elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se
indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.
Siempre que se ingrese un dato en la
contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la
contabilidad no sería verificable ni confiable. La característica fundamental
de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por
terceros, el cual resulta para ellos un comprobante interno.
Pasos para la elaboración de un formulario.
Tomar
muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios que se hayan escogido, así como las
subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función,
codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar
una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el
número de índice funcional que le corresponde.
Consideraciones
generales para la elaboración de un formulario
Debemos
considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer
aspecto a considerar es realizar una
revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios
que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de
papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista
con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar
espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de
acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano , evitando
áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una
vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres
meses y constatar si cumple su objetivo.
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